Julkiset hankinnat kehittyvät vauhdilla
Hankintojen valmistelu ja toteuttaminen ovat rakennuttamisen ydintehtäviä. Julkisten hankintojen säädäntä, menettelyt ja toimintatavat ovat uudistuneet viime vuosina voimakkaasti, ja muutos kiihtyy lähivuosina.
Muutosten keskellä Boost on ollut laajasti mukana valmistelemassa, toteuttamassa ja kehittämässä julkisia hankintoja. Tätä työtä Boostissa on viety eteenpäin Petro Pöyhösen johdolla ja tässä artikkelissa Pöyhönen kertoo ajatuksiaan julkisten hankintojen toteuttamisesta.
”Onnistuneiden hankintojen avulla voidaan hankkia tilaajalle budjetin mukaista laatua, vaatia markkinoilta mahdollisimman hyvää tavoiteltua arvoa asiakkaalle”, Pöyhönen kertoo
Onnistumisen eväät julkisessa hankinnassa
Pöyhösen mukaan hankintasuunnitelmaan ja menettelyn valintaan kannattaa panostaa.
”Keskeisiä asioita hankinnan onnistumisessa ovat työnsuunnittelu ja hankinnan sisällön huolellinen määrittäminen. Huolellisesti laaditussa hankintasuunnitelmassa hankinta on mietitty alusta loppuun ja kaikki tietävät mitä tehdään. Tämä nostaa myös hankintatyön tekemisen mielekkyyttä merkittävästi”, kertoo Pöyhönen
”Hyödynnä aina yksinkertaisinta mahdollisinta menettelyä. Hankkeen monimutkaisuus ja hankittavan kokonaisuuden laatuvaihtelu määrittävät hankintamenettelyn valintaa.”.
Tekijöiden hankintaosaamisen ja toimintatapojen kehittämiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota.
”Hankintojen tekeminen on korkeaa ammattitaitoa, tarkkuutta ja sitkeyttä vaativaa työtä. Osaamisen lisäksi tarvitaan Winston Churchillin sanoin ”Keep Buggering on” -asennetta”, Pöyhönen kuvaa.
Neuvottelumenettely sopii usein monimutkaiseen hankkeeseen
Pöyhösellä on monipuolinen kokemus neuvottelumenettelyn kehittämisestä, valmistelusta ja toteuttamisesta tilaajan rakennuttamisen asiantuntijan roolissa sekä uudis- että korjaushankkeissa.
”Monimutkaisessa hankkeessa, jossa pitää viestiä hankkeen tavoitteita, testata projektitiimiä, neuvotella riskien jaosta ja kehittää suunnitteluratkaisua, kannattaa hyödyntää neuvottelumenettely tai kilpailullista neuvottelumenettelyä”, Pöyhönen toteaa.
Esimerkiksi vaativissa kouluhankkeissa neuvottelumenettely on osoittautunut toimivaksi menettelyksi.
”Ratkaisuja voidaan joustavasti määritellä ja kehittää käyttäjien tarpeiden ja uuden opetussuunnitelman mukaisesti. Hankekokemusten mukaan samalla voidaan hallita tehokkaasti myös kustannuksia”, kertoo Pöyhönen.
Markkinavuoropuhelusta mittavia hyötyjä
Markkinavuoropuhelu on erinomainen tapa herättää tarjoajien huomiota ja lisätä kiinnostusta hankintaa kohtaan.
”Toisaalta markkinavuoropuhelu tarjoaa hienon mahdollisuuden esitellä hankinnan sisältöä myös hankintateknisestä näkökulmasta ja saada hyviä teknisiä ehdotuksia suunnitelmien ja hankkeen kehittämiseksi”, Pöyhönen kertoo
Markkinavuoropuhelu korvaa parhaimmillaan neuvotteluvaiheen, jos tavoitteet saadaan viestittyä ja esimerkiksi poistettua tarjouksen tekemisen esteitä tarjouspyynnöstä
”Hyvässä markkinavuoropuhelussa tulee selkeästi esiin mitä olemme hankkimassa, millä aikataululla, miksi järjestämme markkinavuoropuhelun ja mitä siihen osallistujilta odotetaan.”, Pöyhönen kiteyttää.