Miten rakennushankkeessa huomioidaan käyttäjän tarpeet ja pysytään investointiohjelman budjettiraamissa hankintalakia noudattaen?
Tätä haasteellista kysymystä julkinen rakennuttajaorganisaatio joutuu usein miettimään ja ratkomaan – erityisesti korjaushankkeissa. Tuoreiden hankekokemusten mukaan neuvottelumenettely on tilaajan työkalu, jonka avulla voidaan hankkia käyttäjiä palvelevia rakennuksia ja hallita kustannuksia.
”Olemme Boost Brothersissa valmistelleet ja toteuttaneet useita julkisia hankintoja neuvottelumenettelyn avulla moduulikouluista laajoihin allianssihankkeisiin tilaajan rakennuttamisen asiantuntijana. Tilaajat ovat neuvottelumenettelyn toimintamalliin ja lopputuloksiin erittäin tyytyväisiä”, iloitsee Petro Pöyhönen Boostilta. Pöyhösellä on monipuolinen kokemus neuvottelumenettelyn kehittämisestä, valmistelusta ja toteuttamisesta sekä uudis- että korjaushankkeissa.
”Neuvottelumenettely on toimiva tapa luoda aito keskusteluyhteys ja ratkaisukeskeinen yhteistyö tulevan hankkeen osapuolten välille. Tämän avulla voidaan luoda käyttäjän tarpeita vastaavia tilaratkaisuja ja hallita kustannuksia tehokkaammin,” Pöyhönen kiteyttää.
Pöyhosen mukaan neuvottelumenettelyn lähtökohtana on rakennuksen peruslaatutason määrittäminen sekä huolellinen käyttäjän toiminnan vision ja toiminnallisen konseptin kuvaaminen. Niiden perusteella laaditaan tilaohjelma ja asetetaan tärkeimmät vaatimukset tiloille. Tämän jälkeen laaditaan hankinta-asiakirjat ja julkaistaan tarjouspyyntö, jossa pyydetään tarjoajilta tarjouksia. Tarjousten tulee sisältää vaatimusten mukaisia ehdotussuunnitelmatasoisia ratkaisuehdotuksia, joiden kustannustasoon tarjoaja sitoutuu. Seuraavaksi on vuorossa työpajat ja neuvottelut, joissa käyttäjä pääsee kommentoimaan ja kehittämään suunnitelmia yhdessä valittujen tarjoajien kanssa. Työpajoissa kehitettyjen suunnitelmien perusteella laaditaan lopullinen tarkennettu tarjouspyyntö, jonka pohjalta tarjoajat laativat tarjouksensa.
”Työpajojen avulla on mahdollista saavuttaa yhteinen näkemys käyttäjän, tilaajan ja palvelutarjoajan kesken. Kun tiimillä on yhteinen tavoite ja ymmärrys, hankkeen suunnittelu ja toteutus saadaan tehokkaasti liikkeelle,” kertoo Pöyhönen.
Tilaajalta neuvottelumenettelyn hyödyntäminen edellyttää tiivistä yhteistyötä käyttäjien kanssa toiminnallisen konseptin ja vision kiteyttämiseksi. Tämän lisäksi tarvitaan hankintaosaamista laadukkaiden hankinta-aineistojen tuottamiseksi ja hankintaprosessin läpiviemiseksi tehokkaasti ja tuloksekkaasti.