Milestone-ratkaisulla rakennushankkeet vaiheittain maaliin

(Havainnekuva: Järvenpään yhteiskoulu, Arkkitehdit von Boehm – Renell Oy)

Milestone-mallin alkujuuret löytyvät vuosien takaa Järvenpään uudesta JUST-terveyskeskuksesta, missä lähdettiin ensimmäisiä kertoja tahdistamaan rakentamisvaihetta ja laittamaan hanketta välitavoitteisiin.

– Pari vuotta sitten boostilaiset lähtivät kehittämään mallia rakentamisvaiheesta suunnitteluun, erityisesti ehdotus- ja yleissuunnitteluvaiheisiin. Sen jälkeen sitä on tuotu osittain myös toteutussuunnitteluun. Seuraava isompi askel on se, että mallia sovelletaan myös korjausrakentamishankkeissa, rakennuttamisen asiantuntija Tuomas Talasma kertoo.

Perinteisessä suunnittelumallissa tehdään Talasman mukaan usein kiireessä eikä ehditä tutkia tarpeeksi vaihtoehtoja. Jonkun suunnittelijaosapuolen työmäärä voi kasvaa lyhyellä aikavälillä isoksi, jolloin ei pystytä hyödyntämään parhaalla mahdollisella tavalla suunnittelijoiden osaamista parhaiden suunnitteluratkaisujen löytämiseksi.

Tämän takia Boost lähti luomaan Milestone-mallia, jossa vaiheistaen tuotetaan suunnitelmia siten, että yhdessä luodaan koko suunnittelijaryhmälle näkemys siitä, mitä ollaan lähdössä tekemään.

– Suunnittelu ositetaan tahteihin, ja jokaiselle tahdille määritetään konkreettiset tuotokset, jotka käydään suunnittelijoiden kanssa yhdessä läpi, Talasma toteaa.

Kun tuotoksia tuotetaan vaiheittain, niiden käsittely pystytään etukäteen aikatauluttamaan ja viemään esimerkiksi kuntien, kaupunkien ja yritysten päätöksentekoon esiteltäviksi ja päätettäviksi. Myös hankkeen toteuttajat pystyvät käymään päättäjien kanssa keskustelua siitä, minkälaisia asioita halutaan vietävän päätettäviksi. Päätökset otetaan huomioon suunnitteluaikataulujen laatimisessa.

Uudessa Milestone-ratkaisussa koko rakennushanke jaetaan välitavoitteisiin. Välitavoitejaksot jaetaan tahteihin ainakin ehdotussuunnittelu- ja yleissuunnitteluvaiheessa. Toteutussuunnittelussa edetään suunnitelmapaketeittain, ja rakentaja voi tarvittaessa hyödyntää tahtituotantoa rakentamisessa.

Hanketta tuetaan koulutuksella, aineistoilla ja tukipalvelulla. Tavoitteiden toteutumista seurataan suunnitteluvaiheessa parin-kolmen viikon välein, rakentamisvaiheessa parin kuukauden välein. Näin tilaajalla on ajantasainen käsitys siitä, että hanke etenee aikataulussa ja pysyy kustannus- ja laatutavoitteissa.

Boostin yhteistyökumppani Mestaritoiminta Oy:n rakennuttajapäällikkö Teemu Jaakkola kertoo Milestone-ratkaisun hyödyistä:

– Suunnitteluvaiheiden jakaminen lyhyempiin jaksoihin, joille on asetettu selkeät tavoitteet lopputulokselle, mahdollistaa sen, että myös päätökset jaksottuvat ja ne voidaan tehdä vaiheittain.

Mikäli suunnitteluvaiheen aikana havaitaan tarve kehittää esimerkiksi toiminnallista ratkaisua tai ohjata ratkaisua tavoitteiden mukaiseksi, niin ratkaisua pystytään kehittämään siten, että sen vaikutukset koko suunnitteluaikatauluun jäävät vähäisiksi. Jos nämä todettaisiin vasta ehdotussuunnitteluvaiheen lopuksi, jouduttaisiin pahimmillaan ottamaan useita askelia taaksepäin.

Jokainen rakentamisen osapuoli – tilaaja, suunnittelijat, urakoitsijat, rakennuttajakonsultti, kiinteistön omistaja ja käyttäjä – tietävät hankkeessa omat roolinsa ja mitä heiltä odotetaan missäkin vaiheessa.

Milestone-ratkaisun pilottikohteita ovat Viialan yhtenäiskoulu, Järvenpään yhteiskoulu ja Orimattilan yhteiskoulu. Suunnittelijoiden ja muiden osapuolten palaute ja kokemukset ovat pääsääntöisesti olleet positiivisia.

– Parhaat tulokset olemme saaneet silloin, kun kaikki osapuolet on saatu sitoutumaan yhteiseen aikatauluun ja päämäärään mallissa, joka voi olla joillekin uudenlainen tai vähän aikaisemmasta poikkeava, Talasma toteaa.

Boostin rakennuttamisen asiantuntija Petro Pöyhönen korostaa mallissa hankesuunnitelman merkitystä raamina ja selkänojana suunnittelijoille. Esimerkiksi työn leviäminen ja laatutasosta poikkeaminen johtaa helposti kustannusten nousuun. Milestone-ratkaisu mahdollistaa sen seuraamisen, että ollaan tekemässä hankesuunnitelman mukaista ratkaisua ja reagoimaan poikkeamiin jo alkuvaiheessa.

Samaa mieltä Pöyhösen kanssa on myös Jaakkola, joka toimii Järvenpään yhteiskoulun hankkeessa projektipäällikkönä Mestaritoiminnan osalta:

– Tavoitteidenmukaisuuden arviointi vaiheittain tuottaa säännöllisesti arvokasta tietoa tilaajalle hankkeen edetessä luoden varmuuden viedä hanketta eteenpäin. Se, että tuotettua ratkaisua verrataan hankkeen tavoitteisiin suunnitellusti ja säännöllisesti hankkeen aikana, mahdollistaa hallitun ja koordinoidun päätöksenteon. Kun tavoitteiden seuranta on aktiivista, pystytään mahdollisiin poikkeamiin reagoimaan ajoissa. Isompien poikkeamien uudelleen suunnittelun vaikutus aikatauluun sekä suunnittelukustannukseen jää vähäiseksi ja pienemmät poikkeamat voidaan tarkentaa joustavasti seuraavissa vaiheissa.

Milestone-ratkaisu soveltuu erilaisille toteutusmuodoille, kuten kokonaisvastuurakentamis- ja projektinjohtourakkamalleille, allianssiin tai kokonais- ja projektinjohtourakoihin. Jokainen hanke katsotaan omanaan ja kullekin hankkeelle etsitään asiakkaalle sopiva menettely. Suunnittelu voidaan organisoida eri tavoilla kohteen mukaan.

Monimutkaisessa kohteessa, jossa on paljon käyttäjiä, muuttuvia asioita, hankalat rakentamisolosuhteet, erilaisia tiloja ja erilaisia tavoitteita, mallilla saadaan Pöyhösen mukaan ulosmitattua eniten hyötyjä. Yksinkertaisen asuntokohteen voi tehdä vähän kevyemmällä menettelyllä.

Talasma korostaa Milestone-ratkaisun hyötyinä päätöksenteon rytmittymistä sekä tavoitteiden, budjetin ja aikataulun mukaista ratkaisua. Pöyhönen tuo esille myös mallin inhimillisen puolen:

– Olemme havainneet, että arki hankkeissa, joissa kohdataan paljon haasteita tai vastoinkäymisiä, voi olla osapuolille hyvin kuormittavaa. Pitkään jatkunut kuormitus alkaa usein myös näkyä ja heijastua koko hankeorganisaatioon. Milestone-ratkaisu pyrkii osaltaan ehkäisemään tätä esimerkiksi organisoimalla ja vaiheistamalla tehtäväkokonaisuuksia, selkeyttämällä vastuita ja vahvistamalla henkilöiden vahvuuksia edistäen näin samalla kaikkien hankkeessa työskentelevien hyvinvointia ja jaksamista.