Kiinteistöpalvelujen hankinta ja toteutus kannattaa allianssimallilla
Boost Brothers Oy on ollut kehittämässä Järvenpään Kiinteistöallianssin sopimusta ja toimintamallia sekä toiminut allianssin ulkopuolisena asiantuntijana muun muassa uusien kiinteistötoimen toimintatapojen innovoijana ja jalkauttajana – ja saanut Järvenpään kaupungilta hyvää palautetta. Boost on toiminut tässä edelläkävijänä Suomessa.
Vastaavanlaista menettelyä on hyödynnetty Boostin asiantuntemuksella Tikkurilan uuden kirkon sekä Järvenpään uuden sosiaali- ja terveyskeskuksen (JUST) rakennushankkeissa ja ylläpitoalliansseissa.
– Allianssimalli on rakentamisessa hyvin tuttu, mutta ylläpitopuolella sitä tehdään vielä aika vähän. Tyypillisesti kaupungin tilakeskus hoitaa ja kilpailuttaa nämä toiminnot tilaaja-palveluntuottaja -mallilla, allianssihankkeiden valmistelussa ja toteutuksessa tiiviisti mukana ollut rakennuttamisen palveluista vastaava johtaja, DI Petro Pöyhönen Boostilta kertoo.
Allianssimallissa pyritään Pöyhösen mukaan siihen, että saadaan muodostettua yhteiset tavoitteet ja kannustimet sekä yhteisvastuullisuutta toimintaan niin, että pyritään täyttämään tilaajan ja käyttäjien tavoitteet yhdessä sovituilla parhailla keinoilla.
Laaja kirjo palveluja ja investointeja
Vuoden 2015 alusta Mestaritoiminta Oy on vastannut Järvenpään kaupungin kiinteistöpalveluista allianssimallilla. Kiinteistöallianssin kolmantena keskeisenä toimijana ovat tilojen käyttäjät.
Järvenpään Kiinteistöallianssiin kuuluu yli sata kiinteistökohdetta, kuten kouluja, päiväkoteja ja toimitiloja. Toiminnan budjetti, sisältäen investoinnit, on vuositasolla 13–15 miljoonan euron luokkaa. Asuintalot eivät kuulu allianssiin. Niiden toiminnoista ja palveluista vastaa Järvenpään Mestariasunnot Oy.
Kiinteistöallianssin palveluja käyttäjille ovat muun muassa kiinteistöjohtaminen ja -strategia, kuten isännöinti ja tilaajatehtävät, investointien suunnittelu ja kiinteistökohteiden salkutus, kunnossapito ja kiinteistöjen korjaukset sekä kiinteistönhuolto.Investointeja voivat olla Pöyhösen mukaan esimerkiksi osittaiset peruskorjaukset ja PTS-korjaukset, kuten julkisivujen, vesikattojen ja salaojien uusimiset tai toiminnalliset muutokset, kuten koululuokkien tai päiväkotiryhmien sisustusten uusimiset. Laajemmat peruskorjaukset ja rakennusurakat kilpailutetaan erikseen omilla sopimuksillaan.
Käyttäjätyytyväisyys noussut huomattavasti
Kiinteistöallianssia johtaa kuukausittain kokoontuva johtoryhmä, jonka puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja. Päätökset tehdään yhdessä, ja toteutuksesta vastaa Mestaritoiminta Oy. Eri toimintoja toteuttavat kiinteistöryhmät. Kiinteistöallianssin toimintaa arvioidaan vuosittain Boostin toteuttamalla onnistumisen arvioinnilla.
– Onnistumisen arvioinnin perusteella toimintaa kehitetään ja voidaan todentaa, onko saatu hyötyjä. Voidaan löytää parannuskohteita sekä päättää, mihin keskitytään seuraavana vuonna. Arviointi mahdollistaa omalta osaltaan sen, että homma menee eteenpäin ja tulokset paranevat, Pöyhönen perustelee.
Pöyhönen korostaa, että Kiinteistöallianssissa tehtävien sisältö ei ole lukittu vaan se elää ajan myötä. Alkuvuosina on esimerkiksi haluttu torjua sisäilmaongelmia ja parantaa asiakaskokemusta vikakorjauksissa. Niissä on onnistuttu hyvin. Ne on saatu uralleen ja luotua prosessit. Edellä mainittujen rinnalla ja kasvavassa määrin voidaan keskittyä esimerkiksi rakennusten korjausvelan pienentämiseen, ympäristöasioihin, energiatehokkuuden parantamiseen sekä tilankäytön tehostamiseen ja optimointiin.
– Kiinteistöallianssin avulla on pystytty fokusoitumaan tärkeisiin asioihin. Käyttäjätyytyväisyys kiinteistöihin ja kiinteistöpalveluihin on noussut huomattavasti siitä, mitä se oli ennen. Toiminta on ollut asiakaslähtöistä, joustavaa ja ketterää. Pitkäjänteisellä ja määrätietoisella toiminnalla hommat pysyvät näpeissä, voidaan vähentää riskejä ja päästään pois tulipalojen sammuttelusta, Pöyhönen kiittelee.