Kuva: Helsingin Satama
Boost Brothers toimii asiantuntijana Helsingin Satamalle EU-rahoitettujen investointihankkeiden kustannusseurannan ja raportoinnin kehittämisessä. Työ on liittynyt Helsingin Sataman käynnissä olleisiin EU-rahoitettuihin projekteihin, ja Boostin kehittämiä toimintamalleja ja käytäntöjä voidaan hyödyntää jatkossa myös muissa Helsingin Sataman EU-rahoitetuissa projekteissa.
Tavoitteena on rakentaa toimintamalli, jossa hankkeiden kustannukset kohdistuvat ja dokumentoituvat alusta alkaen oikein, jotta raportointi voidaan tehdä luotettavasti ja automatisoidusti rahoittajan asettamien raportointivaatimusten mukaisesti.
EU-raportointi kannattaa rakentaa oikein jo projektin alussa
EU-rahoitetuissa hankkeissa raportoinnin vaatimukset voivat olla hyvin tarkkoja. Jos hankintoja, tilauksia, kustannuksia ja niihin liittyvää dokumentaatiota ei ole alusta asti jäsennetty EU-raportoinnin vaatimusten mukaisesti, raportointivaiheessa edessä voi olla raskas manuaalinen työ. Kustannuksia voidaan joutua kokoamaan käsin eri järjestelmistä ja tarvittavaa dokumentaatiota etsimään useista eri sijainneista.
Boostin kehitystyön tavoitteena on siirtää painopiste raportoinnin loppuvaiheen käsityöstä projektin alkuvaiheen oikeaan rakenteeseen. Kun kustannusseuranta, ostotilaukset, sopimukset ja dokumentaatio rakennetaan heti EU-raportointia tukevalla tavalla, lopullinen raportointi nopeutuu merkittävästi ja tiedon luotettavuus paranee.
Toimintamalli helpottaa rahoittajaraportointia
Kehitystyössä luodaan toimintamalli Helsingin Sataman EU-rahoitettuihin projekteihin. Boost on tukenut Helsingin Satamaa käynnissä olleiden EU-rahoitettujen projektien raportoinnissa, ja samaa osaamista voidaan hyödyntää myös muissa EU:n rahoitusohjelmissa ja tulevissa hankkeissa sekä soveltuvin osin myös muiden rahoittajien vaatimassa raportoinnissa. Tämä luo kyvykkyyttä, joka helpottaa EU-rahoitteisten hankkeiden raportointia jatkossa ja parantaa hankkeiden kustannustiedon hyödynnettävyyttä koko projektin ajan.
Kustannustieto tukee hankkeen johtamista
Kehitettävän mallin hyöty ei rajoitu pelkästään EU:lle toimitettavaan raportointiin. Samat rakenteet tukevat myös hankkeiden käytännön kustannusohjausta, kustannusten seurantaa ja projektijohdon omaa raportointia.
Mallin avulla toteutuneet kustannukset kirjautuvat automatisoidusti suoraan oikeille kustannuspaikoille ja tarvittavat sopimus- ja laskutiedot löytyvät järjestelmällisesti oikeista paikoista. Näin raportointi palvelee sekä ulkoista rahoittajaa että hankkeen omaa johtamista.
Boost yhdistää prosessit, järjestelmät ja käytännön toteutuksen
Kehitystyössä Boost on vastannut muun muassa nykytilan määrittelystä, uuden EU-rahoitettujen projektien kustannusseurannan prosessikuvauksen laatimisesta, käytettävien järjestelmien ja niiden käyttötavan määrittelystä, kustannusrakenteen suunnittelusta sekä uuden toimintamallin jalkautuksesta ja käyttöönoton tuesta.
Lisäksi Boost tukee raportointivaiheessa tarvittavan dokumentaation kokoamisessa, kustannusraportin laatimisessa ja mahdollisiin EU:n lisäselvityspyyntöihin vastaamisessa. Työssä yhdistyvät kustannushallinnan, prosessikehityksen, järjestelmien ja EU-raportointivaatimusten ymmärrys.
Asiantuntijuutta vaativaan raportointiin
EU-rahoitettujen hankkeiden raportointi on olennainen osa hankkeen taloudellista ohjattavuutta. Kun raportointi rakennetaan osaksi projektin normaalia kustannusseurantaa, voidaan välttää raskasta manuaalista työtä, parantaa tiedon laatua ja tukea päätöksentekoa koko hankkeen ajan.
Boostin rooli Helsingin Sataman kumppanina osoittaa, että Boostilta löytyy osaamista yhdistää kustannushallinta, prosessikehitys, järjestelmät ja raportointivaatimukset toimivaksi kokonaisuudeksi EU-rahoitetuissa hankkeissa.
– Investointihankkeiden rahoittajaraportoinnissa ratkaisevaa on se, miten kustannusten seuranta ja dokumentointi rakennetaan projektin alkuvaiheessa. Kun toimintamalli suunnitellaan ja toteutetaan oikein alusta lähtien, raportointi tehostuu merkittävästi ja samalla syntyy parempi näkymä hankkeen kustannusohjaukseen, kertoo toimeksiannosta Boostilla vastaava Jussi Alanko-Luopa.