Kiinteistöallianssi järjesti sisäisen tilaisuuden 15.2.2016, jossa keskusteltiin Kiinteistöallianssin toiminnan ensimmäisestä vuodesta 2015 ja tulevan vuoden suunnitelmista. Tilaisuudessa kaupungin johto, käyttäjät sekä palveluntuottajat keskustelivat tavoitteiden saavuttamisesta ja kehityskohteista. Keskeisenä havaintona oli, että Kiinteistöallianssin toiminta on ylittänyt odotukset niin kaupungin omistaja- kuin käyttäjänäkökulmista.
Kiinteistöallianssissa omistajaohjaus on helppoa
Kaupunginjohtaja Erkki Kukkonen analysoi Kiinteistöallianssin toiminnan lähtökohtia. Hänen mukaansa omistajaohjaus on noussut ennakoidusta Kiinteistöallianssin heikkoudesta vahvuudeksi. “En muista omalta työuraltani yhtään tilannetta, jolloin omistajaohjauksen rooli olisi ollut yhtä yksiselitteistä kuin kiinteistöallianssissa”, Kukkonen totesi. Kiinteistöallianssin toimintaa johtaa Kiinteistöallianssin johtoryhmä, jossa Kukkonen toimii puheenjohtajana.
“2014 kun tätä asiaa tutkittiin, niin eri vaihtoehdoista päädyttiin konserniyhtiön Mestaritoiminta Oy:n ja kaupungin oman kiinteistötoimen yhdistämiseen Kiinteistöallianssiksi. Alkuperäisistä tavoitteista erityisen hyvin on onnistunut asiakaslähtöisyys. Se on kerta kaikkiaan erinomaisella tasolla. Esimerkiksi palvelupyyntöihin vastataan alle vuorokaudessa.”
Kiinteistöallianssin tekemä muutos koko kiinteistötoimeen on merkittävä
“Kiinteistötoimen muutos on ollut todella merkityksellinen. Tästä täytyy antaa iso kiitos”, totesi SOSTER palvelualueen johtaja Tiina Salminen. Toimintakulttuuri on muuttunut todella isosti. “Kun on ollut tapana taistella toimenpiteiden toteutumiseksi, on ollut opettelemista muuttaa omaa toimintatapaa siten, että ei vaadita pakolla toteuttamaan toimenpiteitä vaan niistä voidaan analyyttisesti keskustella yhdessä. Sovitut toimenpiteet kyllä toteutuvat, eikä niitä pidä vaatia.”
Erityiskiitosta sai Kiinteistöallianssin toimintatapa ja uusi sisäilmaongelmien ratkaisumalli. “Vuoropuhelu yhtiön kanssa on ollut erittäin hyvää. Kaikki huolet otetaan vastaan tosissaan ja niihin vastataan nopeasti ja asianmukaisesti”, totesi Salminen. “Myös sisilmaprosesseihin on saatu joustavampi ja nopeampi malli, jota toki pitää vielä parantaa. Prosessi on nopea ja tapauskohtainen, eikä raskaisiin rakenteisiin pohjautuva”, totesi Marju Taurula.
”Meillä edelleenkin herättää hämmennystä, että tehtävät hoidetaan heti. Henkilöstöä on koulutettu siihen, että saadaan kaikista havainnoista ilmoitukset tehtyä”, totesi perusopetusjohtaja Arja Korhonen.
”En menisi vanhaan takaisin. Olemme tyytyväisiä, miten Kiinteistöallianssi toimii ja miten Mestaritoiminta Oy toimii. On ollut mielenkiintoista oppia uutta”, totesi Tiina Salminen. ”Vaikka kaikkeen ei heti saada ratkaistua, niin työt otetaan työlistalle ja ne hoituvat. On tullut uudenlainen turvallinen olotila, jossa voi olla varma, että asiat etenevät”, totesi Jari Savola.
Pitkän tähtäimen toiminta kehittämisen keskiössä vuonna 2016
Tilaajan eli kaupungin näkökulmasta säästötavoitteet toteutuivat, mutta talouden näkökulmasta ensimmäinen toimintavuosi oli haastava Mestaritoiminta Oy:lle.
Kiinteistöjen haltuunottoprosessissa esille tulleiden kunnostustarpeiden määrä yllätti. Toiminnan virittäminen tarvittavalle laatutasolle toi myös ylimääräisiä kustannuksia.
”Kunnossapidossa on erittäin tärkeää, että ei haeta säästöjä lyhyellä aikavälillä vaan tehdään pitkäaikaisia kestäviä ratkaisuja, jotka vähentävät sairauspoissaoloja ja parantavat työympäristöjä”, totesi kunnossapidosta vastaava kiinteistömestari Antti Räty.
”Olemme nyt saaneet käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjien, Mestaritoiminnan ja Mestaritoiminnan alihankkijoiden välillä. Näin voimme vielä paremmin seurata tehtävien toteuttamista. Olemme myös parantaneet sähköistä huoltokirjaa, jonka avulla voidaan tarkkailla kaikkein pienimpienkin huoltotöiden asianmukaista toteutumista. Näillä ei välttämättä saada suoria säästöjä huoltotoimintaan, mutta saadaan tilojen käyttäjät voimaan paremmin ja säästöjä syntyy kaupungille muuta kautta”, totesi kiinteistöhuollosta vastaava kiinteistömestari Tero Passi.
”Asiakkaan on voitava luottaa, että palvelupyynnöt hoidetaan”, totesi palvelujohtaja Varpu Paakinaho-Heikkinen. ”Siivouksessa siivoajia koulutetaan par’aikaa kiinteistöhuollon asioihin, jotta he voivat tukea kiinteistöhuollon tehtävissä sekä kiinteistön kunnon seurannassa”, Johanna Ikonen totesi.
Puheenvuoroissa todettiin useaan otteeseen, että ensimmäisen vuoden aikana on lisääntynyt valtavasti toisten tekemisen ymmärtäminen ja arvostus. Tämä on pitkällä aikavälillä erittäin tärkeä asia.
Boost Brothers Oy on ollut kehittämässä Kiinteistöallianssi -sopimusta ja toimintamallia sekä toiminut allianssin ulkopuolisena asiantuntijana
Boost Brothers Oy sai hyvää palautetta allianssin ulkopuolisen asiantuntijan palveluista. “Monta kertaa on huokaissut helpotuksesta, kun on ollut taho kenen kanssa on voitu luoda ratkaisuvaihtoehtoja kiperiin tilanteisiin, “ toteaa toimitusjohtaja Veikko Simunaniemi. Boost Brothers Oy on toiminut Kiinteistöallianssissa sopimuksen ja toimintamallin kehittäjänä sekä uusien kiinteistötoimen toimintatapojen innovoijana ja jalkauttajana. Erityiskiitosta kaupunki antoi Boostin toteuttamalle ns. Kinnarin alueen erillisselvitykselle, jossa analysoitiin koulu- ja päiväkotikiinteistöjen investointitarpeita vuosina 2016-2030 eteläisen Järvenpään alueella.
Lisätietoja:
Matti Sivunen, Boost Brothers Oy